Облік підзвітних сум. Поняття та бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами Відображення обліку розрахунків підзвітними особами

Підзвітними особами є працівники підприємства, які отримали авансом готівкові суми коштів на майбутні відрядження, адміністративно-господарські та інші витрати. Список осіб, які мають право отримати гроші у підзвіт, затверджується керівником підприємства.

При видачі коштів організація зобов'язана:

1. визначити суму підзвітних коштів та термін, на який вона видається
2. отримає від підзвітної особи звіт про витрати у строк не пізніше 3х робочих днів після закінчення терміну, на який видано кошти
3. видавати кошти працівнику у підзвіт за умови повного звітуїм за раніше виданими авансами
4. заборонити передачу підзвітних коштів від одного працівника іншому.

Витрати на відрядження об'єктивно існують практично в кожній організації, не рідко вони складають значні суми і уважно перевіряються працівниками контролюючих органів, оскільки впливають на обчислення таких податків, як податок на прибуток, ПДВ, ЄСП.

Службове відрядження -це поїздка працівника з розпорядження роботодавця визначений термін до виконання службового доручення поза місцем роботи (ст.166 ТК РФ).

Час відрядження неспроможна перевищувати 40 днів, крім часу перебування у дорозі, для службових відряджень у Росії.

Витрати на відрядження складаються з добових, витрат на найм житлового приміщення та фактичних витрат, пов'язаних з відрядженням, документально підтверджених.

Добові -це компенсація працівникові через те, що він перебуває поза місцем постійного проживання. Вони розраховуються за нормами, встановленими законодавством (від 100 до 700 рублів на добу). День виїзду, як і день приїзду, рахуються за повні дні.

Час перебування у пункті призначення визначають за відмітками у посвідченні про відрядження, які повинні співвідноситися з датами проставленими в проїзних квитках.

У відрядженнях, за яких працівник має можливість повертатися щодня до постійного місця проживання, добові не нараховуються.

Витрати по найму житлового приміщення відшкодовуються працівнику за сплаченими

рахункам готелю з дня прибуття до пункту призначення до дня виїзду. Ці витрати приймаються до обліку в повному обсязі у розмірі документально підтверджених фактичних витрат.

При використанні для проїзду до місця відрядження та назад особистого транспорту є можливість відшкодувати працівникові суми, витрачені на ПММ. При цьому з працівником необхідно укласти договір про використання особистого транспорту у службових цілях.

Наказом керівника можуть бути встановлені підвищені нормидобових, оплачуватись додаткові послуги, надані відрядженому працівникові. У цьому випадку зазначені витрати включаються до сукупного річного доходу працівника та оподатковуються на доходи фізичних осіб.

При направленні працівників у відрядження повинні використовуватися уніфіковані форми документів, які зобов'язані заповнювати юридичних осіб усіх форм власності:

1. наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження
2. наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження
3. посвідчення про відрядження
4. службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання.

Особи, отримали готівку у підзвіт, відповідно до "Порядку ведення касових операцій на РФ" затвердженому рішення ЦБ РФ від 22.09.1993 р. №40 повинні відзвітувати за ними пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, який було видано гроші. З цією метою ними складаються авансові звіти на основі виправдувальних документів та подаються до бухгалтерії. Товарні чеки, що додаються до звіту, мають бути погашені штампом або підписом від руки "Оплачено". Залишки чи перевитрата за звітом вносяться до каси (видаються з каси) по касовому ордеру, що у авансовому звіті робиться відповідний запис.

Бухгалтерія перевіряє авансові звіти та додані до них документи за формою та по суті (див. додаток 10). Після перевірки звіту та визначення суми він затверджується керівником підприємства, тобто робиться рознесення сум за бухгалтерськими рахунками та в головному ордері №7 (див. додаток 11).

З даних затвердженого авансового звіту бухгалтерія списує підзвітні суми (див. додаток 12). Заповнений та затверджений авансовий звіт разом із доданими до нього документами переплітається та здається до поточного архіву підприємства, де він зберігається 5 років.

Після затвердження авансового звіту бухгалтер проводить бухгалтерські записи про списання підзвітних грошових сум у встановленому порядку. Проводиться підрахунок сум, на звороті форми авансового звіту вказує суми витрат, прийняті до обліку, та рахунки (субрахунки), які дебетуються на ці суми.

Реквізити, які стосуються іноземної валюти, заповнюються лише разі видачі підзвітній особі коштів у іноземній валюті. Якщо витрати зроблено у валюті, то, крім суми в рублях, вказується і сума у валюті.

На лицьовій стороні авансового звіту розташована таблиця "Бухгалтерський запис", в якій бухгалтер записує проводки.

Відповідно до російських правил бухгалтерського облікувитрати на відрядження в залежності від їх призначення можна списувати за рахунок наступних коштів організації:

1) витрат за виробництво і продаж послуг (продукції, робіт), що надаються, якщо вони були пов'язані з поточною діяльністю організації;
2) первісної вартості придбаних товарно-матеріальних цінностей, якщо відрядження було пов'язане з їх придбанням;
3) капітальних вкладень за умови, що вони пов'язані із здійсненням інвестиційної діяльності чи будівництвом;
4) витрат майбутніх періодів з наступним рівномірним списанням на рахунки обліку витрат, якщо відрядження пов'язане з відкриттям нового виробництва, нових напрямків роботи, просуванням на ринок нових видів послуг, товарів, продукції тощо;
5) цільових джерел фінансування;
6) інших витрат, що відображаються на фінансових результатах, та ін.

У нижній частині лицьової сторони бланка вміщено відмітку бухгалтера про те, що звіт перевірено. Звіт затверджується у відповідній сумі (цифрами та прописом) і ставляться підписи та розшифрування підписів бухгалтера та головного бухгалтера, а також сума залишку чи перевитрати (якщо він має місце) та реквізити прибуткових чи видаткових документів, за якими гроші видаються чи вносяться до каси.

Суми наднормативних витрат у бухгалтерському обліку бажано виділити у тексті звіту. Це полегшить бухгалтеру розрахунок податку на прибуток відповідно до вимог ПБО 18/02.

Суми, зазначені у звіті працівником та прийняті до бухгалтерського обліку, можуть розходитися. Наприклад, керівник може вирішити, що недоцільно відшкодовувати відрядженій особі вартість придбаних канцелярських товарів, медикаментів, туалетного приладдя у місці відрядження. Тому суми за звітом, відображені працівником, будуть більшими, ніж прийняті бухгалтером як витрати після резолюції керівника. Різниця буде внесена готівкою до каси або утримана з неї заробітної плати(Див. додаток 13).

Реєстром для обліку операції з руху підзвітних сум та розрахунків з підзвітними особами служить головний-ордер №7 - комбінований регістр, що поєднує аналітичний та синтетичний облік та має лінійну форму запису. Це означає, що кожній виданій у підзвіт сумі відводиться в головному ордері один рядок і в міру подання авансового звіту, здачі в касу невикористаних сум або отримання грошей на погашення перевитрат, записи сум за цими операціями будуть зроблені на цьому ж рядку.

50/52 – отримано до каси зі спеціального транзитного рахунку.
71/50 - видана у підзвіт іноземна валюта на відрядження.
08,10,25,26/71 - подано авансовий звіт.
91-2/71 - відображена негативна курсова різниця.
71/91-1 - відбито позитивну курсову валюту.
50/71 - зданий залишок невикористаної підзвітної суми.
71/50 - з каси видано підзвітну суму (видано перевитрату за авансовим звітом).
71/51 – перераховані кошти за місцем знаходження підзвітної особи.
07,08,10,41/71 – придбано матеріальні цінності за рахунок підзвітних сум.
20,25,26/71 – списані підзвітні суми використані на виробничі цілі.
19/71 - відображено ПДВ за придбаними матеріальними цінностями, виконаними роботами та послугами.
50/71 - до каси внесено невикористану підзвітну суму.
70/68 - утримано податку доходи фіз. осіб із суми наднормативних добових.
91-2/71 - витрати на відрядження списані на фінансові результати.

Індивідуальне завдання

Баланс означає рівновагу, врівноваження чи кількісне вираження відносин між сторонами будь-якої діяльності.

Балансове узагальнення інформації широко застосовується в обліку, аналізі фінансово-господарської діяльності, для обґрунтування та прийняття відповідних управлінських рішень, орієнтації підприємств, організацій у ринковій економіці.

У балансі господарські кошти представлені, з одного боку, за їхніми видами, складом та функціональною роллю в процесі відтворення сукупного суспільного продукту, а з іншого - за джерелами їх формування та цільового призначення. Стан господарських засобів та їх джерел вказується на певний момент, як правило, на перше число звітного періоду у вартісному вираженні. Беручи до уваги, що їхнє угруповання та узагальнення в балансі наводиться і на початок року, можна стверджувати, що стан показників наведено не лише у статиці, а й у динаміці.

Установа видає готівку з каси на господарські потреби та витрати, пов'язані з відрядженнями своїх співробітників. Для видачі з каси заповнюється видатковий касовий ордер (форма N КО-2). Після оформлення документ підписується керівником, головним бухгалтером чи уповноваженими особами.

Підзвітна особа за всіх випадках видачі їй коштів (на господарські потреби, для придбання тих матеріальних цінностей, при направленні у службове відрядження та інші) має заповнити авансовий звіт про витрачені кошти. Відповідно до п.11 Порядку ведення касових операцій на Російської Федерації, затвердженого Рішенням Ради директорів ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, особи, які отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення цих осіб з відрядження, пред'явити до бухгалтерії організації звіт про витрачені суми та зробити остаточний розрахунок за ними. При цьому строк, на який видаються кошти під звіт, три дні визначається керівником організації у наказі про облікову політику

Видача готівки під звіт провадиться лише особі, яка перебуває з організацією у трудових відносинах за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансом. Передача виданих під звіт грошей однією особою іншій забороняється.

Для обліку коштів, виданих підзвітним особам, застосовується авансовий звіт. Постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55 затверджено форму авансового звіту (форма N АТ-1) для обліку коштів, виданих під звіт на адміністративно-господарські витрати. Форма N АТ-1 застосовується з 1 січня 2002 р. юридичними особами всіх форм власності, крім бюджетних установ.

Кожна установа регулярно стикається з питанням проведення бухобліку розрахунків з підзвітними особами. У цьому деякі правила розрахунків періодично змінюються.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Тому виникає необхідність розібратися, що входить до обов'язків бухгалтера, чи потрібно укладати договір з підзвітною особою і як бути, якщо підзвітна особа придбала матеріали за власний рахунок.

Загальні моменти

Суб'єкти господарську діяльність часто зіштовхуються з необхідністю оплати товарів готівкою.

У деяких випадках це дозволяє істотно скоротити терміни виконання зобов'язань.

Розрахунки готівкою підприємства також здійснюють через підзвітні особи, наприклад, при погашенні заборгованості перед бюджетом. Розрахунки з підзвітними особами належать до категорії касових операцій.

Подібна практика властива кожній організації. Видача грошей через касу підприємства зазвичай відбувається при виплаті заробітної плати або під час.

Готівка є досить привабливим фінансовим інструментом під час проведення розрахунків за товари чи послуги.

Проте, щоб виключити зловживання, уряд встановив певні обмеження для юридичних осіб. Міжнародна практика містить схожі стандарти бухобліку.

Порядок видачі грошей підзвітним працівникам передбачає таке:

Наявність письмового розпорядження директора підприємства.
Список осіб, які можуть одержувати гроші.
Розмір підзвітної суми.
Строки повернення грошей.
Строки подання звіту про витрачання коштів.
Дотримання процедури видачі підзвітних грошей особам, які відображені у розпорядженні.
Дотримання процедури видачі коштів особам, які прозвітували за авансовими платежами.
Попередження про заборону передачі підзвітних грошей між співробітниками.

Окремо слід зазначити, що документальне відображення операцій є невід'ємною частиною господарської діяльності кожного підприємства.

При цьому кожна операція має супроводжуватись виправдувальним документом. З первинних документів згодом формується бухгалтерський облік.

Якщо говорити про розрахунки з підзвітними особами, зазвичай організації створюють окрему ділянку обліку.

На невеликих підприємствах обов'язок щодо ведення первинного обліку операцій може бути покладено на бухгалтера, який здійснює облік грошових розрахунків.

Основні поняття

Нижче буде розглянуто кілька базових визначень, які зустрічаються у бухобліку:

Бухгалтерський облік	Це безперервна фіксація та аналіз даних, які дозволяють отримати необхідну інформацію про стан майна, зобов'язань та активів підприємства. Сюди також відносяться будь-які зміни, що виникають у ході господарської діяльності організації
Підзвітні особи	Посадові особи, які зобов'язані подати письмовий звіт про те, як ними було використано видані кошти
Облік розрахунків	Документальне відображення операцій із розрахунків з контрагентами
Синтетичний облік	Облік підсумкових відомостей бухобліку про різновид майна, зобов'язання підприємства та господарські операції, який створюється на підставі конкретних економічних ознак
Рахунок 71	Служить відображення суми заборгованості перед підприємством. На цьому рахунку також вказується сума невідшкодованого перевитрати
Аудитор	Фізична особа, яка займається перевіркою фінансово-господарської діяльності підприємства

Хто здійснює розрахунок

Видачу підзвітних сум здійснює касир виходячи з . При цьому касові документи мають бути засвідчені директором та головним бухгалтером установи.

При видачі підзвітних коштів організація повинна дотримуватись. Готівка видається з каси підприємства на підставі .

Що стосується складання касового документа, а також його наступної реєстрації в , то цим займається співробітник, який відповідає за ведення подібних операцій.

І лише після цього документ передається касиру для виконання. Одержувачу підзвітних сум документ на руки не видається.

Такий порядок унеможливлює внесення помилкової інформації до видаткового документа. Внаслідок чого касир не понесе матеріальну відповідальність за чужі помилки.

Нормативне регулювання

Базовим нормативним документом, регулюючим трудові правовідносини, є ТК РФ. Бухоблік господарських операцій підприємства здійснюється на підставі.

Для органів державної влади розроблено Єдиний план рахунків бухобліку (). Інструкцію щодо його застосування затверджено.

При здійсненні касових операцій організаціям та підприємцям необхідно враховувати.

Порядок здійснення розрахунків готівки затверджений Вказівкою Центробанку №3073-У.

У бюджетних установах розрахунки з підзвітними працівниками можуть проводитися на підставі положень:

При цьому видача готівки може відбуватися шляхом їх перерахування на банківську картку працівника. Для цього у положенні про видачу грошей має бути відповідне застереження.

Ступінь деталізації різновиду виплат у локальному документі підприємство визначає самостійно. Аналогічна правова позиція викладена у .

Видача грошей під звіт провадиться виключно за розпорядженням директора підприємства. Підставою для перерахування коштів є.

Закон не передбачає обмежень щодо суми виплат. Але, якщо підзвітна особа купує товари на користь установи, то при розрахунку готівкою потрібно дотримуватись лімітів, встановлених для юридичних осіб.

У межах однієї угоди сума платежу має перевищувати 100 тис. крб. ().

На закупівлю продукції в одного постачальника встановлено певні обмеження. Закон також запроваджує річний ліміт на сукупну суму закупівель.

Тому підприємство має контролювати протягом календарного рокурозмір відрахувань. Для цього необхідно затвердити документ, який визначає порядок закупівель через підзвітних працівників.

У документі необхідно вказати відповідальну особу, яка стежитиме за тим, щоб не було перевищено ліміту. Зазвичай для цієї мети залучають спеціаліста із закупівель.

Після затвердження кандидатури підзвітні співробітники повинні погоджувати заяви про видачу грошей на виробничі потреби.

Авансування допускається лише за умови, що підзвітна особа не має заборгованості за грошима, за якими настав час для подання авансового звіту (п.214 наказу Мінфіну №157).

Форму документа затверджено. Якщо співробітник не прозвітував у строк, то гроші йому не видаються.

Отже, перед тим як видати заявлену суму грошей, бухгалтер повинен перевірити, щоб не було дебіторської заборгованості.

Якщо заборгованість є, то потрібно перевірити терміни подання звіту. Аванс видається підзвітному працівникові, якщо зазначені терміни не минули.

Після їх закінчення підзвітний співробітник зобов'язаний подати про використання грошей та документи, що підтверджують те, що отримані гроші оприбутковані на придбані матеріали.

Для цього співробітнику приділяється 3-денний термін. Перевірка звіту проводиться у строк, встановлений директором у відповідному розпорядженні.

Бухгалтерський облік розрахунків із підзвітними особами

Перелік осіб, які мають можливість отримувати гроші під звіт, визначається нормативною документацією або внутрішніми локальними актами підприємства.

Видача грошей має супроводжуватися з відображенням наступних даних:

ціль витрати;
терміни;
сума авансу.

Видатковий касовий ордер має бути зареєстрований у журналі реєстрації. Авансовий звіт є письмовим доказом цільового застосування виданих грошей.

На його підставі відбувається списання коштів. Про те, як робляться проводки про витрачені підзвітною особою на виробничі цілі грошах, буде сказано нижче.

Основні проводки

Проведення при видачі авансу працівникові комерційного підприємства на витрати на відрядження робляться так:

Звіт повинен супроводжуватися документами, що підтверджують понесені витрати та те, що матеріали надійшли на підприємство.

За підзвітними сумами організація робить такі записи:

Сума грошей своєчасно не повернена працівником відображається так:

Утримання зазначених сум фіксується так:

Бухгалтерські проведення при видачі грошей установи підзвітному працівникові робляться так:

Дт 0 208XX 560	Нарощування дебіторської заборгованості
Кт 0 20134 610	Видано гроші з каси підприємства
Кт 0 20135 610	Вибуття фінансової документації з каси
Кт 0 20111 610	Списання грошей з рахунку у казначействі
Кт 0 20121 610	Вибуття грошей у банк
Кт 1 30405 XXX	Розрахунки з платежів із бюджету з фин. органом

Збільшення дебіторки відповідального співробітника відбувається за фактом оплати певного товару через банківську картку.

Тому бухгалтер має контролювати видаткові операції, щоб вчасно відображати заборгованість та зобов'язання організації.

Під час виконання обов'язків необхідно керуватися посадовою інструкцієюбухгалтера.

Проведення при переказі грошей на картку підприємства протягом одного операційного дня відображаються так:

Якщо зарахування грошей на картку підприємства відбулося іншого операційного дня, тоді проводки робляться так.

Перша:

Друга:

Якщо співробітник зняв підзвітні гроші, що надійшли на карту, або оплатив ними товари, то проводка робиться так:

Після затвердження директором підприємства звіту записи робляться так:

При поверненні грошей запис робиться так:

Як бачимо, як видача коштів відбивається записом, а й повернення підзвітних сум.

Відображення у балансі (актив чи пасив)

Розрахунки з одержувачами підзвітних сум відображаються активно-пасивному рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними працівниками».

Якщо підзвітний працівник витратив свої гроші, вони відшкодовуються підприємством, за умови, що співробітник надасть підтверджуючі документи.

Перевірка розрахунків

Для перевірки розрахунків підприємство може залучити аудитора. Перевіряються такі документи:

Авансові звіти.
Журнали реєстрації.
Список осіб, які мають право одержувати підзвітні суми.
Кошториси представницьких витрат.
Заяви про видачу грошей.
Виправдувальні документи.

Результатом перевірки є аудиторський висновок. Цей документ має юридичну значущість всім суб'єктів господарську діяльність і державні органи.

Оскільки вони відповідають лише за навмисне заподіяння шкоди, включаючи шкоду, завдану у стані алкогольного сп'яніння. Тому такої категорії працівників підзвітні суми не видаються.

Які можуть виникнути проблеми під час інвентаризації?

p align="justify"> Перевірка стану розрахунків є частиною інвентаризації, яка проводиться напередодні складання річної звітності ().

При описі можуть виникнути такі проблеми:

Розбіжності між фактичним майном та даними бухобліку.
Невиплачені суми з праці.
Необґрунтована кредиторська чи дебіторська заборгованість.
Відсутність наказу про підзвітні особи, які мають право отримувати гроші.
Невідповідність переліку осіб, які можуть одержувати підзвітні суми фактичних даних.
Відсутність авансових звітів за сумами, за якими минув термін подання звіту.
Нестача виправдувальних документів та ін.

Як бути, якщо видано акредитив

Під акредитивом мається на увазі умовне грошове зобов'язання банку, яке видається за дорученням клієнта на користь його контрагента.

На підставі цього доручення кредитна організація повинна здійснити платіж постачальнику. Підставою для перерахування є документи, передбачені акредитивом.

Якщо акредитив відкриває бюджетну установу, його розмір не повинен перевищувати ліміт відповідного бюджетного фінансування. Проводки робляться таким чином:

При наданні фальшивих документів

Первинні фінансові документи мають бути складені відповідно до вимог російського законодавства.

Обов'язкові реквізити:

Назва документу;
код форми;
Дата складання;
назву організації, яка видала документ;
суть операції;
найменування посад осіб, відповідальних за проведення операції;
підпис уповноваженого працівника.

За відсутності підпису головбуха документ вважається недійсним і повинен прийматися до виконання. Щодо підроблених документів, то за їх надання законом передбачено кримінальну відповідальність.

Підзвітними особами визнаються всі без винятку штатні працівники організації (що працюють за трудовим договором), які отримали авансом кошти з каси. Як правило, у підзвіт видаються готівка для майбутніх витрат на відрядження, а також для оплати господарських канцелярських, поштових витрат, витрат, пов'язаних з придбанням матеріалів за дрібним оптом у роздрібній торгівлі, та на інші господарські потреби.

Кошти в підзвіт видаються за видатковими касовими ордерами і повинні витрачатися строго за призначенням. Крім того, підзвітні кошти не можуть бути віднесені до доходів фізичної особи – працівника товариства. У цьому витрати підзвітної особи, вироблені валюті, перераховуються на рублі за курсом ЦБ РФ, встановленому на дату затвердження авансового звіту.

Розрахунки з підзвітними особами припускають, по-перше, незначні за розміром грошові суми, довіряються працівникам з метою реалізації опосередкуючих функцій організації, по-друге, неможливість їх у безготівковому порядку. Всі операції з розрахунків з підзвітними особами характеризуються обмеженим, заздалегідь відомим переліком і досить високим ступенемрегулярності їх здійснення.

Серед внутрішньоорганізаційних документів, які використовуються у розрахунках з підзвітними особами, складаються затверджені керівництвом підприємства списки підзвітних осіб, кошториси представницьких витрат, накази про затвердження цих кошторисів, авансові звіти, а також журнали реєстрації звітів. Крім того, якщо на підприємстві мали місце факти направлення працівників у відрядження, повинні бути присутніми та відповідні накази керівництва. У свою чергу система внутрішнього контролю, крім усього іншого, обов'язковому порядкуповинна включати в себе основні засади, що визначають порядок здійснення розрахунків, формально закріплені в обліковій політиці організації.

Касові операції тут оформлюються типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації для підприємств та організацій. Видача готівки з кас підприємств провадиться за видатковими касовими ордерами уніфікованої форми N КО-2 або належно оформленими іншими документами, у тому числі платіжними відомостями, заявами на видачу грошей та рахунками, з накладенням на ці документи штампу з реквізитами видаткового касового ордера.

Видача готівки під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, провадиться в межах сум, що належать відрядженим особам з цією метою. Документи видачу грошей підписуються керівником, головним бухгалтером підприємства чи іншими уповноваженими цього особами. При видачі грошей за видатковим касовим ордером касир вимагає пред'явлення паспорта або іншого документа, що засвідчує особу одержувача, записує найменування та номер документа, ким і коли його видано.

За отриманими коштами підзвітні особи мають скласти авансовий звіт із додатком виправдувальних документів за куплений товар. До виправдувальних документів входять товарні чеки та проїзні квитки, які представляються бухгалтеру. Якщо куплений товар не оприбутковано, підзвітну суму зачитують у сукупний річний дохід підзвітної особи. При цьому сам порядок видачі та звітності у використанні підзвітних сум встановлюється наказом керівника організації.

Працівники, які отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення їх з відрядження, пред'явити до бухгалтерії підприємства звіт про витрачені суми та зробити остаточний розрахунок за ними. Форма авансового звіту є уніфікованою та наведена в Постанові Держкомстату Росії від 1 серпня 2001 р. N 55 "Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації N АТ-1 "Авансовий звіт". Видача готівки під звіт провадиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за Раніше виданий йому аванс.Звіт перевіряється бухгалтерією.

Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженою на це особою та приймається до обліку. Залишок невикористаного авансу здається підзвітною особою до каси організації за прибутковим касовим ордером у встановленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером. З даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією проводиться списання підзвітних грошових сум у порядку.

Система внутрішньоорганізаційного контролю за здійсненням розрахунків передбачає наявність затвердженого керівником списку працівників, які мають право на отримання підзвітних коштів, затвердженого порядку подання письмових заяв на видачу коштів із зазначенням причин такої видачі та дотримання працівниками підприємства встановлених строків звіту за виданими сумами, а також строків повернення решти коштів.

Крім того, про якийсь контроль можна говорити тільки в тому випадку, якщо на підприємстві спостерігається відсутність простроченої заборгованості за підзвітними коштами, дотримання заборони на видачу коштів працівникам, які не звітували за раніше отриманими сумами, аналітичний облік витрат на відрядження та представницьких витрат, оформлення належних виправдувальних документів, що додаються до авансових звітів, а також візування авансових звітів.

Тепер щодо відряджень. Відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. У разі, коли громадянин прямує у поїздку підприємством, з яким він не перебуває у трудових відносинах і, отже, не перебуває в адміністративному підпорядкуванні у керівника цього підприємства, така поїздка не може вважатися відрядженням. Направлення працівника у відрядження оформляється видачею йому посвідчення про відрядження, оформленого на підставі наказу.

Витрати за відрядженнями визнаються витратами, пов'язаними з управлінням виробництвом та формують витрати за звичайними видами діяльності. Визнання витрат на відрядження витратами, виробленими організацією відповідно до правил формування в бухгалтерському обліку інформації про витрати комерційних організацій, здійснюється на підставі Положення з бухгалтерського обліку "Витрати організації" (ПБО 10/99), затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 6 травня 1999 р. N 33н.

При оплаті роботодавцем платнику податків витрат на відрядження як усередині країни, так і за її межі до доходу, що підлягає оподаткуванню, не включаються добові, що виплачуються в межах норм, встановлених відповідно до чинного законодавства, а також фактично вироблені та документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення та назад; збори за послуги аеропортів; отримання віз, і навіть витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти чи чека у банку готівкову іноземну валюту.

У разі ненадання платником податків документів, що підтверджують оплату витрат за найм житлового приміщення, суми такої оплати звільняються від оподаткування в межах норм, встановлених відповідно до законодавства. Тобто, не більше 700 рублів за кожен день перебування у відрядженні на території РФ і не більше 2500 рублів за кожен день перебування у закордонному відрядженні.

При цьому такий самий порядок оподаткування застосовується до виплат, що здійснюються особам, які перебувають у владному чи адміністративному підпорядкуванні організації (за наявності трудового договору), а також членам ради директорів або будь-якого аналогічного органу компанії, які прибувають для участі у засіданні ради директорів, правління чи іншого аналогічного органу цієї компанії.

Слід пам'ятати, що суми витрат на проїзд до місця відрядження і назад включаються до витрат організації без ПДВ. До витрат на відрядження, зокрема, відносяться витрати по проїзду до місця відрядження та назад повітряним, морським, залізничним, автомобільним транспортом, включаючи вартість послуг з попереднього продажу квитків та плату за користування постільними приналежностями та витрати на найм житлового приміщення. Податкові відрахуваннявиробляються виходячи з рахунків-фактур, виставлених продавцями на придбання платником податків товарів та послуг і підтверджують фактичну сплату сум податку. Крім того, суми податку підлягають відшкодуванню у межах встановлених законодавством норм.

У даному випадку зазначені відрахування проводяться на підставі проїзних документів встановленого зразка. Проїзний квиток, у якому суму податку виділено окремим рядком, є підставою для прийняття до вирахування сум ПДВ, сплачених за послугами з проїзду до місця службового відрядження та назад, без наявності рахунку-фактури. Авіакомпанії тут не мають виставляти рахунки-фактури.

Суми ПДВ, сплачені під час перевезення працівників організації залізничним транспортомпри вахтовому способі організації робіт приймаються до відрахування на підставі залізничних квитків, у яких сума ПДВ виділена окремим рядком. Те саме стосується й електронних проїзних квитків. Однак тут необхідно врахувати, що відрахування можливе лише в тому випадку, якщо ПДВ саме виділено із загальної вартості квитка та представлено у цифрах. У тих випадках, коли про ПДВ у квитку просто згадується (включаючи ПДВ) з отриманням відрахування можуть виникнути серйозні труднощі.

Іншим поширеним видом розрахунків із підзвітними особами є розрахунки за представницькими витратами. До представницьких витрат відносяться витрати платника податків на офіційний прийом та обслуговування представників інших організацій, які беруть участь у переговорах з метою встановлення та підтримки взаємної співпраці, а також учасників, які прибули на засідання ради директорів.

До складу представницьких витрат відносять витрати на проведення офіційного прийому для зазначених осіб, доставку цих осіб до місця проведення представницького заходу та назад, буфетне обслуговування під час переговорів, оплату послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків. Не належать сюди витрати на організацію розваг, відпочинку, профілактики чи лікування захворювань. При цьому представницькі витрати протягом звітного періоду включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4 відсотки витрат платника податків на оплату праці за цей звітний період.

Реєстрами синтетичного обліку, де відбувається відображення операцій із підзвітними сумами, є головна книга, звіт про рух коштів за формою № 4 та рядок бухгалтерського балансу “інша дебіторська заборгованість, платежі за якою очікуються протягом 12 місяців”, журнал-ордер № 7 та інші регістри обліку за рахунком 71.

Відповідно до Наказу Мінфіну № 94н від 31 жовтня 2000 року, який затвердив План рахунків бухгалтерського обліку та Інструкцію щодо його застосування, аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами має вестись за кожною сумою, виданою під звіт.

Для цього з метою узагальнення інформації про розрахунки з працівниками за сумами, виданими ним під звіт на адміністративно-господарські та інші витрати, організаціями використовується рахунок 71 “Розрахунки з підзвітними особами”. На видані під звіт суми рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами" дебетується у кореспонденції з рахунками обліку коштів. На витрачені підзвітними особами суми рахунок 71 “Розрахунки з підзвітними особами” кредитується у кореспонденції з рахунками, у яких враховуються витрати та придбані цінності, чи іншими рахунками залежно від характеру вироблених витрат.

Підзвітні суми, не повернуті працівниками у встановлені терміни, відображаються за кредитом рахунка 71 "Розрахунки з підзвітними особами" та дебету рахунку 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей". Їх списання з рахунку 94 “Нестачі та втрати від псування цінностей” проводиться або в дебет рахунку 70 “Розрахунки з персоналом з оплати праці” якщо вони можуть бути утримані з оплати праці працівника, або в дебет рахунку 73 “Розрахунки з персоналом з інших операцій” , якщо можливість утримання із заробітної плати працівника відсутня.

Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться на рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами". Він застосовується для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками організації за сумами, виданими їм під звіт на різні господарські та витрати на відрядження. Цей рахунок є активнопасивним, оскільки після закінчення облікового періоду можливі як залишки невикористаних підзвітних сум, так і залишки не відшкодованих організацією витрат за авансовими звітами.

Правила видачі готівки під звіт співробітникам організації регламентуються Порядком ведення касових операцій. Так, основою отримання грошей з каси під звіт працівникам організації є наказ керівника, у якому зазначається розмір авансової видачі коштів і терміни їх использования. З позицій обліку даних операцій відомості, які у наказах про терміни використання підзвітних сум, необхідні передусім контролю за дотриманням умов їх повернення.

Видача авансових сум коштів конкретного працівника організації можлива лише за умови повного його звіту за раніше отриманими авансами. Крім того, не дозволяється передача отриманих підзвітних сум одним працівником іншому. Кошти, призначені для оплати господарських і витрат на відрядження, організація, як правило, отримує з розрахункового рахунку до каси для видачі їх підзвітним особам. Організації, які мають постійну грошову виручку за реалізовані товари, мають право використовувати готівку на господарські та інші витрати в межах лімітів, встановлених кредитною організацією.

Сума коштів, видана з каси працівникам організації, оформляється видатковим касовим ордером та відображається у бухгалтерському обліку записом:

Дебет рахунки 71 "Розрахунки з підзвітними особами"

Кредит рахунки 50 "Каса".

Співробітникам організації підзвітні суми можуть бути видані з розрахункових та інших рахунків у банках. І тут у бухгалтерському обліку роблять такі записи:

Дебет рахунки 71 “Розрахунки з підзвітними особами”

Кредит рахунків 51 Розрахункові рахунки”, 52 “Валютні рахунки”, 55 “Спеціальні рахунки у банках”.

Цільове витрачання коштів, отриманих працівником організації під звіт, оформляється авансовим звітом - зведеним документом, в якому дається весь перелік і суми вироблених витрат на підставі документів, що додаються.

Як первинні виправдувальні документи, що підтверджують доцільність використання підзвітних коштів, приймаються товарні чеки, накладні, касові чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, акти виконаних робіт, рахунки, рахунки-фактури, транспортні документи, акти закупівлі матеріальних цінностей у фізичних.

Слід зазначити, що лише належно оформлений авансовий звіт є підставою для відображення в обліку операцій з розрахунками з підзвітними особами у тому звітному періоді, в якому ці операції мали місце, тобто виходячи з дати затвердження авансового звіту керівником організації.

Окрім облікового аспекту перевірки авансових звітів по суті вироблених витрат підзвітними особами, організація повинна розглянути зміст цього документа, виходячи з чинних норм податкового законодавства. Обмеження у розрахунках готівкою між юридичними особами застосовні до аналогічних розрахунків, здійснюваних через підзвітних осіб. Відступи від затверджених лімітів використання готівкових коштів для платежів іншій юридичній особі в один день розглядаються як порушення встановленого порядку, що призводить до накладення штрафів на організацію-плательницю у дворазовому розмірі від суми здійсненого платежу. Порушенням чинного порядку готівкового грошового звернення вважаються господарські факти прямого внеску коштів, отриманих під звіт працівником однієї організації на оплату господарських витрат, на розрахунковий рахунок іншої юридичної особи – контрагента. Інакше кажучи, подібні розрахунки здійснюються без відображення цієї операції з розрахункового рахунку організації-платника. У разі до організації застосовуються штрафні санкції у дворазовому розмірі від суми, внесеної на розрахунковий рахунок.

Більше того, організації, приймаючи авансові звіти від підзвітних осіб, повинні обов'язково фіксувати термін їх подання, оскільки вони мають бути подані до бухгалтерії не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення з відрядження. Необхідність відомостей про терміни подання авансових звітів пояснюється чинним порядком включення матеріальної вигоди до доходів оподаткування фізичних осіб. Матеріальна вигода від використання працівником коштів організації може бути отримана у випадках несвоєчасного повернення невитрачених підзвітних сум або необґрунтованого їх отримання. При цьому з метою оподаткування слід визначити кількість днів, протягом яких підзвітні суми використовувалися за призначенням. Для цього зіставляються встановлена та фактична дати звіту про витрачання підзвітних сум працівником організації. Виявлена матеріальна вигода розглядається як доход працівника організації, який оподатковується на доходи фізичних осіб у розмірі 13%. До складу доходу включається також перевищення розміру добових проти встановлених норм та оплата витрат, що не відповідають характеру виконуваного виробничого завдання.

Підзвітні суми, як зазначалося вище, видаються не лише на придбання матеріально-виробничих запасів, оплату послуг та робіт, а й на оплату витрат на відрядження. У цьому розглянемо чинний порядок розрахунку витрат на відрядження відповідно до встановлених норм їх відшкодування. Нормативними актамирегламентується склад витрат на відрядження, що компенсуються організацією. Так, чинним законодавством у складі таких видатків передбачаються оплата найму житлового приміщення; оплата добових; витрати на проїзд до місця відрядження і назад; витрати за користування постільними речами.

Витрати на відрядження, пов'язані з виробничою діяльністю, вважаються визнаними витратами за звичайними видами діяльності і включаються в собівартість продукції. Разом з тим організації необхідна інформація про оплату витрат на відрядження, що перевищують встановлені норми, з метою подальшого коригування оподатковуваного прибутку. Така інформація забезпечується при відображенні витрат на відрядження на рахунках обліку витрат у розрізі субрахунків “Витрати в межах затверджених норм” та “Витрати понад встановлені норми”.

Повернення невикористаних підзвітних сум відбивається на основі прибуткового касового ордера бухгалтерським записом:

Дебет рахунки 50 ".Каса"

У випадках, коли підзвітні особи не повертають отримані раніше авансові суми, або не подають авансовий звіт про витрачені підзвітні суми, списання таких сум відображається бухгалтерським записом:

Дебет рахунки 94 ".Нестачі і втрати від псування цінностей"

Кредит рахунки 71 "Розрахунки з підзвітними особами".

При утриманні із заробітної плати отриманої раніше підзвітної суми або суми, за якою не подано авансовий звіт, у бухгалтерському обліку проводиться запис:

Дебет рахунки 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці"

У разі неможливості стягнення залишку невитрачених підзвітних сум із заробітної плати співробітника в бухгалтерії організації проводиться запис:

Дебет рахунки 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями", субрахунок 2 "Розрахунки з відшкодування матеріальних збитків”

Кредит рахунки 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей".

Після закінчення строку позовної давності сума невідшкодованої матеріальної шкоди списується на збитки організації наступним бухгалтерським записом:

Дебет рахунки 91 "Інші доходи та витрати", субрахунок 2 "Інші витрати"

Кредит рахунки 73, субрахунок 2 “Розрахунки щодо відшкодування матеріальних збитків”.

Використання підзвітних сум у бухгалтерському обліку відображається за кредитом рахунка 71 "Розрахунки з підзвітними особами" та дебету рахунків:

07 "Обладнання для встановлення" - оплата витрат, пов'язаних з придбанням обладнання до встановлення;
08 "Вкладення у необоротні ативи" - оплата витрат, пов'язаних із здійсненням вкладень у необоротні активи організації;
10 "Матеріали", 15 "Заготівля та придбання матеріальних цінностей", 41 "Товари" - оплата придбаних товарно-матеріальних цінностей;
20 "Основне виробництво", 23 "Допоміжне виробництво", 25 "Загальновиробничі витрати", 26 "Загальногосподарські витрати", 44 "Витрати на продаж" - оплата послуг сторонніх організацій, вартість яких включається до складу витрат за звичайними видами діяльності;
74 "Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами" - оплата послуг, що відшкодовуються контрагентами відповідно до укладених з ними договорів;
91 "Інші доходи та витрати" - оплата інших операційних або позареалізаційних витрат та ін.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться по кожній підзвітній особі з відображенням суми освіти заборгованості за отриманим авансом, а також суми списання даної заборгованості в міру подання авансового звіту та віднесення цих витрат на рахунки витрат або матеріально-виробничих запасів залежно від призначення та характеру використання підзвітних сум.

Більшість розрахунків організація здійснює через розрахунковий рахунок юридичної особи у банку. Але часто за необхідності здійснювати розрахунки потреб організації кошти видаються під звіт працівникові. Стаття визначає облік розрахунків із підзвітними особам.

Оформлення видачі грошей під звіт

Порядок видачі готівки встановлено Вказівкою Банку Росії № 3210-У. У п. 6.3 для здійснення цієї процедури необхідно:

мати розпорядчий документ юрособи (ІП) або письмову заяву працівника;
оформити видатковий касовий ордер (РКО) формою КО-2.

Пропонуємо зразок заповнення заяви відповідно до вимог Порядку.

Гроші видаються на обмежений термін, після якого працівник повинен надати авансовий звіт (далі — АТ) з додатком документів, що підтверджують витрати. Обмежень такого терміну немає. Як правило, його встановлюють у локальному акті.

Наведемо приклад наказу.

Видача підзвітних сум може бути здійснена на банківську картку співробітника та на корпоративну картку організації (Листи № 02-03-10/37209, № 03-11-11/42288), що має бути передбачено локальним актом.

Підставою для перерахування є заява працівника, що містить, крім обов'язкових відомостей (п. 6.3 Порядку), реквізити банківської картки.

Важливо: у платіжному дорученні у рядку «Призначення платежу» необхідно написати: ці кошти є підзвітними («Аванс на господарські потреби»).

Бухгалтерський облік розрахунків із підзвітними особами

Як підзвітна особа може виступати працівник, з яким у юрособи укладено трудовий договірчи договір цивільно-правового характеру (Лист № 29-Р-Р-6/7859).

Важливо: для виключення претензій довіряючих доцільно закріпити перелік співробітників у локальному акті організації, а також вказувати таку можливість у договорах цивільно-правового характеру.

Підзвітні особи в бухобліку - це насамперед рахунок 71 (Наказ 94н).

У таблиці узагальнено облік розрахунків із підзвітними особами (коротко) у бухобліку:


Видача грошей під звіт (готівкою, на банківську картку)
Гроші видано співробітнику
Відображення АТ
Відображено витрати (господарських, відрядних, представницьких та ін.)	20, 26, 44 та ін.
Відображено витрати на придбання матеріалів, товарів
Погашення заборгованості перед постачальником
Отримання в касу на р/рахунок залишку невитрачених підзвітних грошей
Від підзвітної особи отримано залишок невитрачених грошей
Виплата працівникові перевитрати виходячи з затвердженого АТ
Працівнику виплачено перевитрату по АТ
Утримання із зарплати авансу, не поверненого у встановлений термін
Підзвітні суми, які не повернені у встановлений строк
Утримані підзвітні суми із зарплати

Звіт за отриманими сумами

Процедура така:

Авансовий звіт про витрачені суми необхідно подати до бухгалтерії для перевірки.
Після перевірки він затверджує керівник організації.
Потім провадиться остаточний грошовий розрахунок з підзвітником.

При остаточному розрахунку співробітник повертає невитрачені гроші, а у разі, якщо було витрачено більше запланованого, перевитрата виплачується йому, але після затвердження керівництвом організації.

Форма авансового звіту (АТ-1) є уніфікованою ( Постанова Держкомстату №55). З 2013 р. вона не є обов'язковою (Закон № 402-ФЗ) та може бути розроблена організацією із змістом обов'язкових реквізитів первинного документа.

Звіт складається в одному примірнику: одну його частину заповнює підзвітний, іншу — відповідальна особа підприємства. Також до нього мають бути додані документи, що підтверджують витрати.

Грошові суми зі співробітника списуються лише після затвердження звіту керівником.

Невикористаний залишок авансу здається до каси організації за прибутковим касовим ордером, а перевитрата виплачується співробітнику за видатковим касовим ордером або переводиться на зарплатну картку.

У разі прийняття рішення не утримувати із зарплати працівника видані на потреби організації суми, за якими він не надав АТ, не повернені суми визнаються його доходом та оподатковуються страховими внесками та ПДФО.

Отже, видача співробітнику коштів під звіт може здійснюватися як готівковим, і безготівковим розрахунком. Порядок оформлення видачі у будь-якому разі ідентичний. Процедура підтвердження використання виданих грошей однакова обох випадків. Найчастіші помилки при обліку розрахунків із підзвітними особами викликані недотриманням вимог законодавства. Якщо ви прочитали цю статтю, ймовірність таких порушень буде нульовою.